ค่าสวัสดิการพนักงานหักภาษีได้ไหม HR และบัญชีต้องรู้อะไรบ้าง

ค่าสวัสดิการพนักงานหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้เมื่อเข้าเงื่อนไขและไม่เป็นรายจ่ายต้องห้าม จึงไม่ใช่การหักได้ทุกรายการเพียงเพราะเรียกว่าเป็นสวัสดิการ ส่วนภาษีเงินได้ของพนักงานและสิทธิเครดิตภาษีซื้อต้องตรวจแยกจากรายจ่ายบริษัท เพื่อให้ HR วางแผน สวัสดิการพนักงาน ร่วมกับฝ่ายบัญชีได้ตรงกับข้อเท็จจริง

ค่าสวัสดิการที่จัดให้พนักงานเป็นการทั่วไป กับรายจ่ายที่หักไม่ได้

สำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล การหักค่าสวัสดิการเป็นการนำรายจ่ายที่เข้าเกณฑ์ไปคำนวณกำไรสุทธิ ไม่ได้ลดภาษีที่ต้องจ่ายลงเท่ากับยอดเงินสวัสดิการโดยตรง กรอบหลักอยู่ที่ มาตรา 65 และมาตรา 65 ตรี ของประมวลรัษฎากร

ข้อหารือ กค 0702/2065 ลงวันที่ 9 มีนาคม 2018 ข้อ 5 วินิจฉัยกรณีสวัสดิการของบริษัทที่มีระเบียบใช้บังคับเป็นการทั่วไปว่า นำเงินที่จ่ายมาเป็นรายจ่ายได้โดยไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) และ (13) แนวทางนี้จึงให้ความสำคัญกับทั้งระเบียบและการจ่ายตามข้อเท็จจริง ไม่ใช่เพียงมีมติอนุมัติงบแล้วถือว่าทุกรายการหักได้

กรณีตัวอย่าง: บริษัทหักรายจ่ายไม่ได้ แต่พนักงานอาจได้รับยกเว้น

ข้อหารือ กค 0706/10504 ลงวันที่ 16 ธันวาคม 2005 พิจารณาบริษัทที่จ่ายค่ารักษาพยาบาลเกินวงเงินในระเบียบให้พนักงานเฉพาะราย กรมสรรพากรวินิจฉัยว่าส่วนเกินเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) และ (13) ขณะเดียวกัน ค่ารักษาที่พนักงานได้รับเข้าเงื่อนไขยกเว้นภาษีเงินได้ตามข้อกฎหมายที่อ้างในหนังสือฉบับนั้น

HR จึงควรส่งระเบียบฉบับที่ใช้จริงและรายการที่ขออนุมัติให้บัญชีตรวจตั้งแต่ก่อนจ่าย หากเป็นรายการนอกเกณฑ์ ให้ผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีพิจารณาตามข้อเท็จจริง แยกจากการอนุมัติช่วยเหลือในทางบริหาร

สวัสดิการแบบไหนถือเป็นเงินได้ของพนักงาน

เงินได้จากการจ้างแรงงานตาม มาตรา 40 (1) ครอบคลุมทั้งเงินและประโยชน์ที่ได้รับเนื่องจากการจ้าง เช่น เงินค่าเช่าบ้านและประโยชน์อื่นที่กฎหมายระบุ การตั้งชื่อเป็นสวัสดิการจึงไม่ได้ทำให้พ้นจากการพิจารณาเงินได้ หากเข้าเงินได้จากการจ้างและไม่มีข้อยกเว้น นายจ้างต้องพิจารณาการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 50 (1)

ค่ารักษาพยาบาลมีข้อยกเว้นเฉพาะ โดย กฎกระทรวงฉบับที่ 126 ข้อ 2 (4) กำหนดเงินได้ส่วนที่เป็นค่ารักษาพยาบาลที่นายจ้างจ่ายให้หรือจ่ายแทนลูกจ้างตามเงื่อนไข ในส่วนการรักษาในประเทศไทยครอบคลุมบุคคลตามที่ระบุไว้ในข้อ 2 (4) (ก) ส่วนการรักษาต่างประเทศมีเงื่อนไขเฉพาะอีกส่วนหนึ่ง ไม่ควรนำคำว่าค่าสุขภาพไปใช้แทนเงื่อนไขค่ารักษาพยาบาลทั้งหมด

เมื่อออกแบบ Flexible Benefit หรือสวัสดิการแบบยืดหยุ่น ควรแยกหมวดและหลักฐานตั้งแต่ต้น เพื่อให้บัญชีตรวจได้ว่าแต่ละคำขอเป็นค่ารักษาจริงหรือประโยชน์ประเภทอื่น สำหรับทันตกรรม ให้ยืนยันลักษณะบริการและเงื่อนไขยกเว้นกับผู้ตรวจภาษี ไม่เหมารวมว่าการทำฟันทุกประเภทหรือเงินเหมาจ่ายทุกก้อนให้ผลเดียวกัน

ภาษีซื้อของค่าสวัสดิการ

ภาษีซื้อเป็นการพิจารณาในระบบ VAT แยกจากการหักรายจ่ายบริษัท สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน ต้องตรวจรายการตาม มาตรา 82/3 และมาตรา 82/5 ซึ่งมีข้อห้าม เช่น ไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบกำกับมีสาระสำคัญไม่ครบ ภาษีซื้อไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจการ ภาษีซื้อจากการรับรอง และใบกำกับที่ผู้ไม่มีสิทธิออกเป็นผู้ออก

ค่ารักษาที่ได้รับยกเว้น VAT ต้องแยกจากค่าบริการอื่น

มาตรา 81 (1) (ญ) ยกเว้น VAT สำหรับบริการรักษาพยาบาลของสถานพยาบาลตามกฎหมายว่าด้วยสถานพยาบาล และข้อหารือ กค 0702/2994 ลงวันที่ 15 พฤษภาคม 2014 อธิบายการใช้เกณฑ์นี้กับข้อเท็จจริงของผู้ประกอบกิจการสถานพยาบาล รวมถึงการไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีสำหรับรายได้ที่ได้รับยกเว้นในกรณีนั้น

ดังนั้น ถ้าค่ารักษาเข้าเกณฑ์ยกเว้น VAT ย่อมไม่มีภาษีซื้อจากค่ารักษารายการนั้นให้เครดิต ส่วนค่าออกหน่วย ค่าจัดการ หรือบริการอื่นต้องตรวจเนื้อหาสัญญาและสถานะผู้ให้บริการแยกกัน ไม่ถือว่าทุกยอดในใบเสนอราคาทันตกรรมยกเว้นหรือเสีย VAT เหมือนกัน และไม่อนุมานสถานะภาษีของ Tooth Taxi จากชื่อบริการเพียงอย่างเดียว

เอกสารที่ควรเก็บ: ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี และรายชื่อผู้รับบริการ

HR และบัญชีควรจัดแฟ้มเอกสารให้เชื่อมกันได้ตั้งแต่สิทธิที่อนุมัติไปจนถึงผู้รับเงิน โดยแยกเอกสารเสนอราคา เอกสารรับบริการ และเอกสารจ่ายเงินจริง ตารางต่อไปนี้เป็นเช็กลิสต์ทำงาน ไม่ใช่รายการเอกสารตายตัวที่ใช้แทนเงื่อนไขภาษีทุกกรณี

กรณีใบกำกับภาษี ให้ตรวจสาระสำคัญตาม มาตรา 86/4 และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลผู้ออก ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ รายการ มูลค่า และจำนวน VAT แยกชัด กรณีบริษัทซื้อบริการเองกับกรณีพนักงานสำรองจ่ายแล้วเบิกคืนควรตกลงรูปแบบเอกสารกับบัญชีก่อน ไม่เปลี่ยนชื่อผู้รับบริการหรือยอดในหลักฐานเพื่อให้ตรงรูปแบบที่ต้องการ

มาตรา 65 ตรี (18) มุ่งเรื่องพิสูจน์ว่าใครเป็นผู้รับเงิน รายชื่อพนักงานที่มาทำฟันจึงไม่ใช้แทนใบรับเงินหรือหลักฐานของผู้ให้บริการ รายชื่อช่วยประกอบการตรวจการใช้สวัสดิการ ส่วนข้อมูลการรักษาที่ต้องใช้พิจารณาให้ส่งผ่านผู้รับผิดชอบโดยเฉพาะ แยกจากรายงานกิจกรรมภาพรวม

ค่าสวัสดิการพนักงานบันทึกบัญชีแล้ว ต้องตรวจภาษีต่ออย่างไร

ให้บัญชีจัดตารางเทียบยอดที่บันทึกกับรายจ่ายที่เข้าเกณฑ์ทางภาษี และระบุรายการที่ต้องปรับปรุงโดยอ้างเหตุผล กรอบตามมาตรา 65 และมาตรา 65 ตรีเป็นเงื่อนไขคำนวณกำไรสุทธิ การมีรายการในบัญชีหรือมีใบเสร็จจึงไม่ใช่คำตอบสุดท้ายว่าหักรายจ่ายได้ทั้งหมด

ตัวอย่างกรณีจัดทำฟันที่ทำงาน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นการจัดเอกสารสมมติสำหรับ สวัสดิการทำฟันพนักงานด้วยประกันสังคม ไม่ใช่ราคา Tooth Taxi หรือคำยืนยันผลภาษีของบริการจริง สมมติค่ารักษารวม 12,000 บาท มีหลักฐานว่าสิทธิอื่นชำระ 8,000 บาท และบริษัทสนับสนุนส่วนที่เหลือ 4,000 บาท พร้อมค่าจัดบริการตามสัญญาอีก 3,000 บาท

บัญชีควรตรวจ 4,000 บาทส่วนค่ารักษาว่าอยู่ในระเบียบและเข้าเกณฑ์รายจ่ายหรือไม่ พร้อมตรวจว่าพนักงานเข้าเงื่อนไขยกเว้นค่ารักษาพยาบาลหรือไม่ ส่วน 3,000 บาทค่าจัดบริการต้องอ่านขอบเขตงานจริง ไม่รวมเป็นค่ารักษาพยาบาลของพนักงานโดยอัตโนมัติ หากมี VAT ให้ตรวจสิทธิของผู้ขายและบริษัทก่อนนำไปคำนวณ

ข้อความที่ HR คัดลอกไปขอเอกสารได้

“ขอใบเสนอราคาและเอกสารเรียกเก็บที่แยกรายการค่ารักษา ค่าจัดบริการ และค่าใช้จ่ายอื่น พร้อมชื่อผู้รับเงินและเงื่อนไข VAT ของแต่ละส่วน ขอหลักฐานยอดที่ใช้สิทธิอื่นและยอดบริษัทรับผิดชอบ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีกับผู้ตรวจภาษีพิจารณาก่อนอนุมัติการจ่ายและประกาศพนักงาน”

ก่อนยืนยันวันบริการ ให้ฝ่ายบัญชีกับผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีตรวจรายการนอกระเบียบ เงินได้พนักงาน VAT และรูปแบบเอกสารตามสัญญาจริง HR จึงค่อยประกาศยอดสนับสนุนและส่วนที่พนักงานจ่ายเองได้โดยอิงข้อมูลเดียวกัน

จัดสิทธิและเอกสารให้ชัด ก่อนยืนยันงบสวัสดิการ

HR ควรตกลงผู้มีสิทธิ รายการ และวงเงินกับฝ่ายบัญชีก่อนเลือกบริการ แล้วจัดหลักฐานให้เห็นว่าใครจ่ายส่วนใด ผลภาษีบริษัท พนักงาน และ VAT ต้องได้รับการพิจารณาแยกกัน หากองค์กรสนใจวันทำฟันที่ทำงาน Tooth Taxi ให้บริการทันตกรรมถึงองค์กรตามรอบและเงื่อนไขพื้นที่ ควรขอรายละเอียดค่าใช้จ่ายและเอกสารให้ผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีตรวจจากข้อเท็จจริงก่อนประกาศนโยบายหรือยืนยันยอดสนับสนุนพนักงาน

คำถามที่พบบ่อย

แหล่งอ้างอิง